Voorbeeld brief aanmaning

Betaalt jouw klant, debiteur of huurder een factuur niet op tijd? Stuur dan een aanmaningsbrief en zorg dat deze brief voldoet aan de juridische vereisten. Bekijk ons voorbeeld.

Hieronder leggen we je uit hoe aanmanen werkt. Aan welke eisen moet een aanmaning voldoen? Wanneer verstuur je een brief aanmaning? Wat is het verschil tussen een herinnering, aanmaning en ingebrekestelling? En is een e-mail ook geldig als aanmaning? Download hieronder alvast een voorbeeld van een brief aanmaning.

bouwblok-icon-download-voorbeeldbrief

Voorbeeldbrief aanmaning

Download gratis onze voorbeeldbrief aanmaning.

bouwblok-icon-downloaden Downloaden
download_geslaagd

Bedankt voor je download!

We wijzen je er graag nog een keer op dat deze brief 100% moet aansluiten op jouw specifieke situatie. Voorkom eventuele latere onduidelijkheden. Neem contact op met IntoCash. Wij stellen graag een persoonlijke brief voor je op.

Wat is een aanmaning?

Je debiteur betaalt niet binnen de overeengekomen betalingstermijn. Zo’n debiteur is bijvoorbeeld een klant of een huurder. Of een ‘schuldenaar’ als je praat in juridisch vakjargon. Door een e-mail of brief te sturen, herinner je de debiteur aan de openstaande factuur en vraag je om het openstaande bedrag zo spoedig mogelijk te betalen.

Voorbeeld verschil herinnering en aanmaning

Wat is het verschil tussen een brief herinnering en een aanmaning? Nou, eigenlijk is er geen verschil. De termen worden door elkaar heen gebruikt. Zo kan er sprake zijn van een eerste en tweede herinnering, of van een eerste en tweede aanmaning. Het verschil is vooral woordelijk; inhoudelijk zijn ze hetzelfde.

Het verschil tussen ‘herinnering’ en ‘aanmaning’ is vooral een verschil in woorden. Inhoudelijk zijn ze hetzelfde.

Er zit overigens wél een klein gevoelsverschil tussen de brieven. ‘Aanmaning’ voelt over het algemeen zwaarder dan ‘Herinnering’. Iemand kan zeggen: “Ik ben aangemaand”. Maar iemand zal niet snel zeggen: “Ik ben herinnerd”. Aanmanen is dus persoonlijker.

Tekst aanmaning

De tekst in een aanmaning moet aan een aantal regels voldoen. Wijk je af van deze regels, dan beschouwt een rechter deze brief mogelijk als ‘gewone’ correspondentie, en niet als aanmaning. De tekst-onderdelen van een brief aanmaning zijn:

  • De vermelding dat het om een aanmaning gaat
  • Het factuurnummer
  • Het debiteurnummer of klantnummer
  • Wat je verwacht van de debiteur. Deze moet het factuurbedrag op jouw bankrekening met nummer X betalen binnen een X aantal dagen, bijvoorbeeld 14. Een specifieke datum noemen kan ook.

Je kunt ervoor kiezen om een kopie van de facturen mee te sturen. Dit is niet verplicht maar kan wel worden gezien als sympathiek gebaar richting de debiteur.

Betaling blijft uit. Waarom?

Je verstuurde een aanmaning. En misschien stuurde je zelfs al een tweede aanmaning. Toch blijft de betaling uit. Voordat je een laatste aanmaning of ingebrekestelling stuurt, is het een idee om na te gaan waarom de betaling wordt uitgesteld.

Conflict tussen twee partijen

Misschien is er een conflict of discussie gaande waardoor betaling uitblijft. Een klant is bijvoorbeeld ontevreden over de geleverde dienst. Het kan raadzaam zijn om eerst samen in gesprek te gaan hierover.

Betalingsregeling ivm privéproblemen

Ligt een debiteur in scheiding? Of is deze kort geleden werkloos geraakt? Of zit een bedrijf tijdelijk krap in verband met een economische crisis? Een betalingsregeling kan de debiteur in zo’n geval een alternatief bieden. Je behoudt in zo’n geval de relatie met je klant of huurder en voorkomt juridische kosten.

Blijft een betaling uit? Dan is de debiteur officieel ‘in verzuim’.

Brief laatste aanmaning

Als de betaling uitblijft, en een betalingsregeling niet mogelijk of niet van toepassing is, dan is de debiteur officieel ‘in verzuim’. In dat geval stuur je de debiteur een laatste aanmaning. Bij particulieren wordt zo’n laatste aanmaning ook wel een Wik-brief, 14 dagen brief, sommatiebrief of ingebrekestelling genoemd.

In deze brief worden met een officieel woord de buitengerechtelijke incassokosten ‘aangezegd’. Dit zijn de kosten die extra worden doorbelast als de debiteur niet binnen de wettelijke termijn van 14 dagen betaalt. Vergeet niet te vermelden dat deze termijn gaat lopen vanaf één dag na ontvangst van de brief.

Is een aanmaning per e-mail ook rechtsgeldig?

Ja, officieel maakt het niet uit of je de aanmaning per e-mail of brief verstuurt. Zelfs een sms of WhatsApp-bericht volstaat. Zorg er in alle gevallen voor dat de inhoud onafhankelijk van het medium (brief, e-mail, sms, WhatsApp) wordt opgesteld. Anders gezegd: het maakt niet veel uit hoe je de herinnering stuurt, als de inhoud maar klopt.

Er is wel een belangrijke ‘maar’. Je moet kunnen bewijzen dat de debiteur de laatste aanmaning ook écht heeft ontvangen. De bewijslast ligt daarbij bij jezelf. Als de ontvangende partij aangeeft: “Ik heb dit écht nooit ontvangen”, dan moet jij het omgekeerde kunnen bewijzen.

Verwante diensten

Mis geen tips en nieuwe wetten!

Nieuwe wetgeving over huur en incasso? Oordelen van de rechtbank? Relevante tips? Blijf bij. Schrijf je gratis in voor onze maandelijkse update. 👇🏻

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Start een chatgesprek
Stuur ons een bericht