Voorbeeld brief betalingsherinnering

Wanneer jouw factuur niet wordt betaald binnen de betalingstermijn, dan stuur je jouw debiteur een betalingsherinnering.

Hieronder vertellen we je of het sturen van een betalingsherinnering-brief verplicht is. Ook leggen we uit wanneer je bij een openstaande factuur deze herinneringsbrief precies verstuurt. Tot slot kun je hieronder een voorbeeld betalingsherinnering downloaden.

Wat is een betalingsherinnering?

Jouw debiteur betaalt een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn. Via een e-mail of brief betalingsherinnering herinner je jouw debiteur aan de openstaande factuur. Zo’n herinnering heeft een neutrale of zelfs sympathiek toon maar is desondanks belangrijk in een eventueel juridisch conflict. Daarover later meer.

Voorbeeld brief betalingsherinnering

Een voorbeeld. Op jouw factuur vermeld je een betalingstermijn van 30 dagen. De factuur wordt niet betaald. Op dag 31 stuur je een brief betalingsherinnering aan jouw klant waarin je de klant verzoekt de factuur te betalen.

bouwblok-icon-download-voorbeeldbrief

Download voorbeeldbrief

Zorg voor een brief betalingsherinnering zonder juridische fouten. Download gratis onze voorbeeld- betalingsherinnering.

bouwblok-icon-downloaden Downloaden
download_geslaagd

Bedankt!

Dankjewel. Een brief of contract op maat geeft je méér rechtszekerheid. IntoCash maakt deze brief graag voor je.

Is het sturen van een betalingsherinnering verplicht?
Of je verplicht bent om een betalingsherinnering te versturen, hangt af van de vraag aan wie je de brief stuurt. Simpel gezegd: bij bedrijven is het versturen van een brief betalingsherinnering niet verplicht. Bij particulieren of consumenten wél.

Bij bedrijven is het versturen van een brief betalingsherinnering niet verplicht. Bij particulieren of consumenten wél.

Bij een bedrijf is een brief betalingsherinnering bij een openstaande factuur niet noodzakelijk. Als de betalingstermijn is verstreken, kun je zelfs direct een incassobureau inschakelen om de rekening betaald te krijgen. Verstandig is dit alleen niet. Dit zou de zakelijke relatie op lange termijn flink kunnen beschadigen.

Bij particulieren is het verplicht om hem of haar eerst aan de betalingsachterstand te herinneren. Levert dat niets op, dan moet de eiser een veertiendagenbrief, ook wel WIK-brief genoemd, versturen. Gaat het echter om een huurachterstand? Dan kan de verhuurder direct een veertiendagenbrief sturen.

Wanneer verstuur je een herinneringsbrief?

Er is geen specifieke regel over wanneer je bij een openstaande factuur een betalingsherinnering stuurt. Veelal geldt: hoe sneller, hoe slimmer. Een voorbeeld: je hanteert een betalingstermijn van 30 dagen. In dat geval stuur je op dag 31 een brief of e-mail om je debiteur te herinneren aan de openstaande factuur.

Is een betalingsherinnering per e-mail ook rechtsgeldig?

Ja, voor de wet maat het niet uit of de betalingsherinnering per e-mail of brief wordt verstuurd. Zelfs een sms kan. Zorg er in alle gevallen voor dat de inhoud onafhankelijk van het medium (brief, e-mail, sms, WhatsApp) wordt opgesteld. Anders gezegd: het maakt niet veel uit hoe je de herinnering stuurt, als de inhoud maar klopt. Het is wel belangrijk dat je kunt bewijzen dat de brief, e-mail of het bericht ook daadwerkelijk is aangekomen.

Voor de wet maat het niet uit of de betalingsherinnering per e-mail of brief wordt verstuurd.

Wat is de reden van de uitblijvende betaling?

Voordat een herinneringsprocedure in gang wordt gezet, is het verstandig om na te gaan of er een specifieke reden is dat de klant niet betaalt. Een voorbeeld hiervan is dat er een discussie is over de geleverde producten of diensten. Het kan dan zinvol zijn om die discussie eerst op te lossen.

Onderdelen brief betalingsherinnering

Bij een betalingsherinnering voor een factuur moet de brief aan een aantal eisen voldoen. Het voorbeeld dat je op deze pagina kunt downloaden, voldoet aan deze eisen.

  • Vermeld dat het om een betalingsherinnering gaat
  • Vermeld het factuurnummer, en debiteurnummer / klantnummer
  • Geef aan wat je verwacht van de debiteur: de betaling van het openstaande bedrag op de bankrekening met nummer … binnen een aantal dagen, bijvoorbeeld 14, na ontvangst van de herinnering. Een specifieke datum noemen kan ook.
  • Vermeld de hoogte van de incassokosten en eventueel de btw hierover.
  • Stuur eventueel de kopie facturen mee. Dit is niet verplicht.

Bij alles geldt: blijf vriendelijk, correct en zoveel mogelijk zakelijk neutraal. Laat emotie achterwege. Een langdurige klantrelatie is je waarschijnlijk veel meer waard dan een één of twee weken snellere betaling.

Verschil brief betalingsherinnering of aanmaning

Is er een duidelijk verschil tussen een herinnering of aanmaning? Eigenlijk niet. De termen kunnen min of meer door elkaar heen gebruikt worden. Zo kan er sprake zijn van een eerste, tweede herinnering en laatste herinnering. Of van een eerste en tweede aanmaning. Ook kan gesproken worden over een betalingsherinnering, gevolgd door een aanmaningsbrief en tot slot een ingebrekestelling.

Is er een duidelijk verschil tussen een herinnering of aanmaning? Eigenlijk niet. De termen kunnen min of meer door elkaar heen gebruikt worden.

Het is overigens niet verstandig om te vermelden of er sprake is van een eerste, tweede of derde herinnering. Debiteuren kunnen namelijk bij het lezen van ‘Eerste herinnering’ de betaling langer uitstellen omdat ze weten dat er toch nog meerdere herinneringen zullen volgen.

De meest gebruikelijke volgorde bij een betalingsachterstand is

  1. Eerst een brief betalingsherinnering te sturen
  2. Dan een aanmaningsbrief
  3. En uiteindelijk een laatste aanmaning
  4. Blijft een betaling uit, dan kan een incassoprocedure in 4 stappen worden opgezet

Wat is de wettelijke status van een betalingsherinnering?

Blijft een factuur onbetaald, dan is het belangrijk dat jij als bedrijf kunt aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om de debiteur aan te zetten tot betaling. Een betalingsherinnering is een laagdrempelige manier om jouw debiteur te vragen of hij of zij de betaling in orde wil maken. De brief heeft daarmee zeker een juridische lading. Het is voor de rechter één van de voorbeelden waarmee jij aantoont dat je de verplichting om te herinneren serieus neemt.

bouwblok-icon-nieuwsbrief

Mis geen tips en nieuwe wetten!

Nieuwe wetgeving over huur en incasso? Oordelen van de rechtbank? Relevante tips? Blijf bij. Schrijf je gratis in voor onze maandelijkse update. 👇🏻

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Mis geen tips en nieuwe wetten!

Nieuwe wetgeving over huur en incasso? Oordelen van de rechtbank? Relevante tips? Blijf bij. Schrijf je gratis in voor onze maandelijkse update. 👇🏻

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Start een chatgesprek
Stuur ons een bericht