De sommatiebrief. Download voorbeeld en bekijk de eisen

De sommatiebrief is de laatste oproep die je doet aan een klant, huurder of debiteur om de openstaande factuur te betalen. Een goede sommatiebrief bevat een aantal specifieke eisen. Ook zijn er meerdere do’s en don’ts om jouw brief sterker te maken. We leggen je alles uit over de sommatie.

Allereerst een vraag: ken jij de verschillen tussen een incassobrief, sommatiebrief of laatste aanmaning? Het antwoord is simpel: die zijn er nauwelijks. De termen worden door elkaar heen gebruikt en inderdaad: dat is verwarrend. Daarom leggen we je uit hoe het zit.

Verschil sommatiebrief, laatste aanmaning en incassobrief

Een laatste aanmaning wordt ook wel laatste sommatie genoemd. Ook met een incassobrief wordt min of meer hetzelfde bedoeld. Maar waar start eigenlijk een incassotraject en waar in dit traject speelt de sommatie een rol? Liever gelijk een voorbeeld van een sommatiebrief downloaden? Dat kan hieronder.

bouwblok-icon-download-voorbeeldbrief

Download voorbeeldbrief

Een sommatiebrief versturen? Download dan onze gratis sommatie-voorbeeldbrief.

bouwblok-icon-downloaden Downloaden
download_geslaagd

Bedankt voor je download!

Een brief of contract op maat geeft je méér rechtszekerheid. IntoCash maakt deze brief graag voor je.

Sommatiebrief: zakelijk of particulier

Het is een groot verschil of jouw sommatiebrief bestemd is voor een bedrijf of voor een particuliere klant / huurder. Bij een particulier ben je verplicht om een aanmaning te sturen. Dit noem je een WIK-brief. Bij een zakelijke organisatie of bedrijf is de herinnering niet verplicht, maar nog steeds aan te raden.

Bij een zakelijke organisatie is een herinnering niet verplicht, maar wel aan te raden.

Communicatie met particulier

Een voorbeeld: een particuliere huurder of debiteur betaalt een rekening niet. Zo snel mogelijk na het vervallen van de betalingstermijn stuur je deze daarom een herinneringsbrief. Bij voorkeur doe je dit direct al de dag nadat de betalingstermijn is verlopen. Blijft betaling uit? Dan stuur je een WIK-brief. Draait het om een huurachterstand? Dan hoeft de verhuurder niet eerst een herinnering te sturen. De verhuurder kan direct een WIK-brief versturen.

Communicatie met bedrijf

Bij zakelijke communicatie over een rekening die niet wordt betaald, bepaal je zelf of je een herinnering stuurt. Maar anders dan bij een particuliere incasso kun je het herinnerings-, aanmaan- en incassotraject direct al uitbesteden aan een incassobureau. In de praktijk start je hiermee ná een herinnering plús één of twee aanmaningen. Vragen hierover? Incassobureau IntoCash kan je helpen in je besluitvorming.

Laatste sommatiebrief voorbeeld

Nog een voorbeeld: je bent een huurcontract aangegaan met een huurder. Al 18 maanden lang is de huur op tijd betaald. Maar opeens ontstaat er een achterstand. De geïncasseerde huur kan niet worden afgeschreven of wordt teruggestort. Je besluit een sommatiebrief te sturen in de vorm van een WIK-brief. De betaling blijft uit en dus ga je een incassobureau inschakelen.

Eisen aan de sommatie

Hoe een sommatiebrief voor particulieren / consumenten / huurders eruit moet zien, ligt wettelijk vast. Dit is de WIK-brief waarover we het eerder hadden. In deze WIK-brief moeten de volgende onderdelen vermeld staan:

  • Het factuurbedrag dat openstaat
  • Details van de factuur: factuurnummer en klantnummer
  • De mededeling dat er bij het uitblijven van een betaling wettelijke rente en incassokosten worden berekend
  • De hoogte van die incassokosten
  • De betaaltermijn van 14 dagen, ingaande de dag na onvangst

Tip: blijf zakelijk

Betaalt jouw debiteur vaker te laat? Dan kan het nuttig zijn om te onderzoeken waarom die betaling zo laat plaatsvindt. Is er sprake van een conflictsituatie? Is een reparatie bij een huurder niet uitgevoerd? Is een dienst niet goed geleverd? Is een product defect? Door problemen te bespreken, hoeft het in sommige gevallen niet tot een sommatiebrief te komen.

Laat zien dat jij je best doet om de factuur betaald te krijgen.

 Correspondentie sommatie

Stuur je jouw sommatiebrief per post of per e-mail? Bij voorkeur beide. Goed is het ook om de telefoon nog even te pakken en de contactpersoon te bellen. Vraag waarom de betaling uitblijft. Neem dus het initiatief om te laten zien dat jij je best doet om de factuur betaald te krijgen.

Blijft een betaling uit en zit je met de handen in het haar? IntoCash helpt je graag verder. Neem contact met ons op.

Mis geen tips en nieuwe wetten!

Nieuwe wetgeving over huur en incasso? Oordelen van de rechtbank? Relevante tips? Blijf bij. Schrijf je gratis in voor onze maandelijkse update. 👇🏻

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Start een chatgesprek
Stuur ons een bericht