5 tips voor succesvol debiteurenbeheer

U levert een product of dienst en uw klanten betalen ervoor. Dat klinkt eenvoudig, maar zonder een effectief debiteurenbeheer loopt u het risico dat uw onderneming in de financiële problemen komt. Het blijkt namelijk dat in Nederland ongeveer 50% van de facturen te laat wordt betaald. Door uw debiteurenbeheer en administratie goed te organiseren, zorgt u ervoor dat uw klanten zo snel mogelijk betalen en houdt u de klantenrelatie optimaal.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer beslaat alle activiteiten die erop gericht zijn om ervoor te zorgen dat uw klanten hun facturen betalen. De factuur is een belangrijk middel, maar niet het enige middel. Het beheren van uw debiteuren begint namelijk al op het moment dat u een overeenkomst aangaat met een klant. Zo kunt u in het handelsregister checken of uw klant tekenbevoegd is of misschien al failliet. Vervolgens is het essentieel om een factuur op te stellen met een duidelijke betalingstermijn. Als een factuur niet op tijd is betaald, is het zaak om zo spoedig mogelijk contact op te nemen. Blijft de betaling uit, dan kunt u een herinnering versturen, vervolgens een aanmaning sturen en een incassobureau inschakelen.

Debiteurenbeheer tips

1. Houd uw administratie goed bij

Voor een goed debiteurenbeheer is een goede administratie onmisbaar. Zo weet u precies wanneer de factuur verstuurd kan worden en weet u direct wanneer een factuur niet tijdig is betaald.

2. Stuur een duidelijke factuur

Zorg ervoor dat uw factuur duidelijk is. Zo bevat elke factuur een uniek factuurnummer, een datum, de naam en adresgegevens van uw bedrijf en uw klant, uw KVK-nummer en btw-nummer. Vermeld daarnaast altijd een duidelijke betalingstermijn en betalingsvoorwaarden zodat hier geen misverstand over kan bestaan.

3. Handel meteen

Hoe sneller u handelt, hoe sneller u betaald wordt. Is een factuur niet op tijd betaald? Neem dan direct telefonisch contact op met de klant. Stuur na een week een herinnering. Is de factuur na de herinnering nog steeds niet binnen de nieuwe termijn betaald? Stuur dan direct een aanmaning. Bekijk ook eens onze voorbeeldbrief een laatste aanmaning sturen.

4. Ken uw klanten

De ene klant is sneller met betalen dan de andere. Daarnaast zijn het vaak dezelfde klanten die hun facturen structureel te laat betalen. U kunt uw klanten vooraf checken in het handelsregister met betrekking tot tekenbevoegdheid en eventueel faillissement. Door klanten eerst hun openstaande rekeningen te laten betalen voordat u een nieuwe opdracht aanneemt, voorkomt u grotere betalingsachterstanden.

5. Schakel een incassobureau in

Schroom niet om een derde partij, zoals een incassobureau, in te schakelen wanneer de betaling uitblijft na een herinnering en aanmaning. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans is dat de factuur helemaal niet meer betaald wordt. Bekijkt u ook eens: wanneer kan ik een incassobureau inschakelen.

Wat kan IntoCash voor u betekenen?

Veel ondernemers zijn terughoudend in het nemen van juridische stappen, omdat zij hun klantenrelaties niet willen verstoren. IntoCash begrijpt dit als geen ander. Wij zullen er als incassobureau daarom alles aan doen om uw klanten op een respectvolle manier te benaderen. Tegelijkertijd zijn wij altijd duidelijk over de gevolgen van een niet-betaalde factuur. Wij berekenen de incassokosten door aan de debiteur zodat u uiteindelijk niets betaalt voor onze diensten. Neem vandaag nog vrijblijvend contact op!