Privacybeleid

van incassobureau IntoCash, Westzeedijk 106 (3016 AH) te Rotterdam (KvK 24376169).

Om ons werk te kunnen doen verwerken we vaak gegevens op basis waarvan de identiteit van een persoon kan worden herleid. Omdat we vinden dat u recht heeft op transparantie en duidelijkheid, leggen we u in dit privacybeleid uit welke gegevens dat zijn en hoe we daar op een veilige manier mee omgaan. Zonder ingewikkelde juridische termen of kleine lettertjes. Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die IntoCash verwerkt van iedereen die weleens contact met ons heeft (gehad). Zoals onze bezoekers, (potentiële) opdrachtgevers, zakelijke contactpersonen, relaties, tegenpartijen van onze opdrachtgevers, zoals schuldenaren, en vertegenwoordigers, zoals een curator, schuldhulpverlener, bewindvoerder of advocaat.

IntoCash is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Als onze opdrachtgever zelf de doelen en middelen van de verwerking van persoonsgegevens van haar relaties vaststelt, is onze opdrachtgever verantwoordelijk voor haar eigen persoonsgegevens. Alleen als dit schriftelijk is overeengekomen, zal IntoCash persoonsgegevens in opdracht van haar opdrachtgever als verwerker verwerken. Onze dienstverlening en website is niet bedoeld voor minderjarigen (ook niet met toestemming van een ouder of voogd).

1. Waarom gebruiken we persoonsgegevens

We gebruiken persoonsgegevens omdat deze noodzakelijk zijn voor de inning, instelling, uitoefening of onderbouwing van een civielrechtelijke vordering waar u mee te maken heeft (gehad), zoals bijvoorbeeld een niet betaalde factuur. Hiervoor gebruiken we naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummer, relatiecode, dossiernummer, financiële gegevens, gegevens van een eventuele eenmanszaak, vof of maatschap en informatie over de vordering of het geschil. We hebben deze gegevens nodig om goede rechtshulp te kunnen bieden, te corresponderen, te overleggen, afspraken te maken, voor het vastleggen van bewijs en om u sneller van dienst te kunnen zijn als we contact met elkaar hebben. We gebruiken deze gegevens om voor u een opdracht uit te (gaan) voeren, om u een offerte of factuur sturen, om onze diensten aan te bieden of die aan te passen aan uw wensen en behoeften. We gebruiken de gegevens om u toegang te kunnen verlenen tot ons online portaal en om gebruikersinformatie of overige relevante boodschappen te kunnen sturen. De gegevens worden door ons twintig jaar bewaard zodat u er altijd over kunt beschikken, om u voor eventuele tegenvorderingen te behoeden en om aansprakelijkheden, verjaringen en bewijsproblemen te voorkomen. We kunnen ze uiteraard ook eerder verwijderen, bijvoorbeeld op uw verzoek, behalve de gegevens die wij op basis van de wet moeten of mogen bewaren. Zo zijn wij net als ieder ander bedrijf wettelijk verplicht onze administratie (waaronder facturen) zeven jaar te bewaren.

We gebruiken daarnaast gegevens om u te helpen met vinden wat u zoekt. Het is ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening verder te verbeteren en steeds beter aan te laten sluiten op uw wensen en behoeften. We zorgen er daarom voor dat onze website voor u zo relevant mogelijk is, goed werkt, past bij uw persoonlijke voorkeuren en past bij het apparaat waarmee u onze site bezoekt, zodat u een optimale ervaring hebt. Daarvoor verzamelen we uw IP-adres, informatie over uw internetbrowser, uw surf-, zoek-, en klikgedrag op onze site, eventuele taalinstellingen en informatie over de instellingen van het apparaat waarmee u surft. We kunnen u ook advertenties (laten) tonen op andere websites, op basis van uw eerdere bezoeken aan onze website en de websites van anderen. Hiervoor verzamelen wij uw surf-, zoek-, en klikgedrag op basis van cookietechnieken, uw IP-adres en het advertentienummer dat gekoppeld is aan het apparaat waarmee u surft. Wij doen dit alleen als u toestemming heeft gegeven voor het plaatsen van cookies en u kunt deze toestemming intrekken. Voor cookies geldt een beperkte bewaartermijn die verschilt per cookie. Lees meer over het cookiebeleid van IntoCash en het instellen van uw cookievoorkeuren. We kunnen ook uw emailadres en naam gebruiken om u te vragen een review te plaatsen. Uw review wordt alleen geplaatst met uw toestemming. Als u een review schrijft, kunt u zelf bepalen of u uw persoonsgegevens of een alias zichtbaar maakt voor andere bezoekers. Uw review wordt bewaard totdat u verzoekt deze te verwijderen, omdat reviews lang belangrijk zijn voor onze bezoekers (reviews helpen om te vinden wat u zoekt).

2. Hoe komen we aan uw gegevens

We krijgen de gegevens rechtstreeks van u, door het bezoeken van onze website, het aanmaken van een account, het invullen van bepaalde gegevens, het verrichten van betalingen of wanneer u contact met ons zoekt. Er is informatie die u aan ons geeft in emails, brieven, telefoongesprekken en gesprekken op ons kantoor. We verkrijgen gegevens van anderen, zoals opdrachtgevers, gerechtsdeurwaarders, advocaten, curatoren, schuldhulpverleners, bewindvoerders of soms ook dataleveranciers. We raadplegen voor ons werk openbare bronnen, zoals het kadaster, de KvK, het insolventieregister en het curatele- en bewindregister.

3. Met wie delen we gegevens

We delen gegevens met onze opdrachtgever en met de tegenpartij van onze opdrachtgever (of hun vertegenwoordiger), met de rechtbank en met de deurwaarder. Het gaat om informatie over de vordering of het geschil (zoals correspondentie, gespreksverslagen, betalingen, betalingsregelingen, gevoerd bezwaar, dossiernummer, relatiecode), maar ook om NAW en contactgegevens, geboortedatum, financiële gegevens of gegevens van een eventuele eenmanszaak, vof of maatschap.

Soms is het nodig dat we bepaalde gegevens delen met een externe partij waar we gebruik van maken. Om onze post bij u te kunnen bezorgen delen we uw naam en adres met onze logistieke partners PostNL en Van Straaten Post. We maken gebruik van de CRM software van Basenet Internet Projects B.V. en onze accountant is Baker Tilly Berk. We delen alleen gegevens als deze nodig zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor ons uitvoert. Alleen de voor die betreffende opdracht noodzakelijke gegevens worden gedeeld. Wij sluiten overeenkomsten met deze partijen waarin wij afspreken wat ze met de gegevens mogen doen. Andere werkzaamheden die externe dienstverleners voor ons uitvoeren zijn het leveren van financiële diensten, zoals betaaldiensten en kredietinformatie, het ondersteunen bij onze advertentie- en marketingcampagnes, het ondersteunen bij het verkrijgen van reviews, hosting, onderhoud en ondersteuning van onze website.

Soms moeten we persoonsgegevens doorgeven aan bepaalde overheidsinstellingen, zoals de belastingdienst, als ze deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Ook kan de politie of justitie bepaalde gegevens nodig hebben in het geval van fraude of misbruik of kunnen bepaalde toezichthouders toegang tot persoonsgegevens krijgen in het kader van een onderzoek.

4. Beveiliging en rechten

Wij vinden de bescherming en eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van groot belang. Persoonsgegevens worden daarom met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. IntoCash draagt tezamen met haar subverwerkers naar beste vermogen zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van haar bestanden waarin de gegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Wij maken net als ruim 1100 advocatenkantoren gebruik van de optimaal met versleutelde verbinding en encryptie beveiligde CRM software van Basenet Internet Projects B.V. (de marktleider). De servers van Basenet staan opgesteld in datacenters die voldoen aan de wetgeving en zijn gecertificeerd met ISAE3000 Type II dan wel ISO27001. Andere door ons getroffen maatregelen zijn antivirussoftware, firewall, encrypted mail, wachtwoordbeveiligingsbeleid en opslag/backup van gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Met betrekking tot en in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens door ons heeft u recht op portabiliteit, rectificatie, het maken van bezwaar tegen verwerking bij direct marketing, beperking, inzage en verwijdering, behalve de gegevens die wij op basis van de wet moeten of mogen bewaren, en om een klacht over de wijze waarop we met deze gegevens omgaan bij ons of de Autoriteit persoonsgegevens in te dienen. Neem contact met ons op, wij lossen dat het liefst en het snelst zelf met u op. Als opdrachtgever van IntoCash kunt u inloggen met uw account om de gegevens direct in te zien, te rectificeren, te verwijderen of aanspraak te maken op uw andere rechten door een bericht te verzenden. Als u geen account heeft, omdat u bijvoorbeeld de tegenpartij van onze opdrachtgever bent, kan u dit verzoekformulier ingevuld en ondertekend per post versturen naar IntoCash (Westzeedijk 106, 3016 AH te Rotterdam). Houdt u er rekening mee dat wij vanuit privacy overwegingen uw identiteit dienen vast te stellen. U dient daarom een kopie van uw geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Wij verzoeken u met nadruk uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onleesbaar en onzichtbaar te maken op deze kopie. Als u de tegenpartij van onze opdrachtgever bent dient u er daarnaast rekening mee te houden dat wij in principe gerechtigd zijn uw gegevens te gebruiken en te blijven gebruiken, zolang deze noodzakelijk zijn voor de inning, instelling, uitoefening of onderbouwing van een civielrechtelijke vordering (bijvoorbeeld een openstaande factuur).

5. Externe links

Deze website kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden u aan kennis te nemen van de privacy verklaringen op deze websites.

6. Wijziging privacybeleid

Dit privacybeleid is in werking getreden op 24 mei 2018 en vervangt eerdere versies. Wij kunnen te allen tijde en met of zonder kennisgeving dit privacybeleid wijzigen. Wij raden u daarom aan om van tijd tot tijd opnieuw dit privacybeleid te raadplegen zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.